O que é nota fiscal de devolução?

A nota fiscal de devolução documenta o caminho de volta de uma mercadoria: o cliente devolve o que comprou, ou a sua empresa devolve ao fornecedor o que recebeu. Ela não apaga a nota original. Ela registra uma nova operação, que referencia a nota de origem e desfaz, no todo ou em parte, os efeitos da venda ou da compra no estoque e nos impostos.

Neste guia você vê quando ela é necessária, quem deve emiti-la, quais CFOP costumam aparecer e o passo a passo na GranMoney.

Cancelar ou devolver?

Antes de pensar em devolução, confira se ainda dá para cancelar a nota. São coisas diferentes:

• Cancelamento é para a operação que não aconteceu, com a mercadoria ainda no estabelecimento. Pela regra geral, a NF-e pode ser cancelada em até 24 horas após a autorização (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima segunda). A NFC-e tem prazo de até 30 minutos, desde que a mercadoria não tenha saído, e cada estado pode reduzi-lo (Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima quinta).
• Devolução é para a mercadoria que saiu e voltou, ou quando o prazo de cancelamento já passou e a operação precisa ser desfeita. Alguns estados também preveem procedimentos próprios para cancelamento fora do prazo; nesses casos, siga a orientação do contador e da Sefaz.

Quem emite a nota de devolução?

• O comprador que é contribuinte do ICMS (uma empresa com Inscrição Estadual) emite a nota de devolução, de saída, mandando a mercadoria de volta ao fornecedor.
• Quando quem devolve é pessoa física ou empresa que não emite nota, quem vendeu emite uma nota de entrada para registrar o retorno da mercadoria. É o caso típico do consumidor que devolve um produto comprado no balcão com NFC-e.

O que uma nota de devolução precisa ter

• Finalidade de devolução marcada na nota;
• Referência à nota original, pela chave de acesso de 44 dígitos;
• CFOP de devolução adequado ao caso (veja as tabelas abaixo);
• Os mesmos dados da nota original para os itens devolvidos: descrição, NCM, valores e tributos proporcionais à quantidade devolvida. A devolução pode ser total ou parcial.

Exemplo: sua loja comprou 10 caixas de copos por R$ 500,00 e 2 chegaram quebradas. A nota de devolução referencia a nota do fornecedor, leva 2 caixas no valor de R$ 100,00 e repete, para essas 2 caixas, os dados fiscais da nota de compra.

CFOP utilizados

O primeiro dígito do CFOP indica a origem ou o destino: 1 (entrada dentro do estado), 2 (entrada de outro estado), 3 (entrada do exterior), 5 (saída dentro do estado), 6 (saída para outro estado) e 7 (saída para o exterior). As descrições abaixo seguem a tabela oficial de CFOP.

CFOP de entrada

Usados por quem vendeu, ao registrar a entrada de uma mercadoria devolvida, por exemplo, quando o cliente é pessoa física.

CFOP de saída

Usados por quem comprou, ao devolver a mercadoria ao fornecedor.

As tabelas reúnem os casos mais comuns, não todos. O CFOP certo depende da operação original e do regime da empresa; na dúvida, confirme com o seu contador.

Como emitir uma nota fiscal de devolução pela GranMoney

Na gestão web, a nota de devolução é uma NF-e. O passo a passo:

1. No menu, acesse Vendas → Notas fiscais

Em Mais notas, escolha o tipo de devolução:

Nota de devolução de venda: registra o retorno de produtos de uma venda sua, quando o cliente devolve a mercadoria.

Nota de devolução de compra: devolve ao fornecedor produtos de uma nota de compra.

2. Preencha os dados iniciais da nota

Confira número, série, tipo e finalidade (devolução). Use operação de saída quando a mercadoria volta ao fornecedor e de entrada quando é o cliente que devolve. No exemplo, a devolução de compra foi registrada como operação não presencial.

3. Referencie a nota original

Em Notas referenciadas, informe a chave de acesso da nota de origem, aquela em que constam os produtos devolvidos. A referência precisa apontar o documento correto da operação.

4. Informe os produtos e as quantidades devolvidas

Mantenha os dados do produto iguais aos da nota original, inclusive o NCM, e use um CFOP de devolução, como o 5.202 do exemplo. A devolução pode ser parcial ou total.

5. Informe o ICMS da nota de origem

Na aba ICMS do produto, o exemplo mostra uma empresa do Simples Nacional devolvendo mercadoria comprada de um fornecedor do regime normal: foi usada a situação tributária 900 (Outros), com a base de cálculo do item e a alíquota de ICMS da nota do fornecedor. A situação tributária correta depende do seu regime e da operação; confirme com o contador.

6. Confira os totais da nota

Valores como IPI e ICMS-ST destacados na nota original também precisam ser tratados na devolução. No exemplo, eles foram lançados em Outras despesas acessórias; o leiaute da NF-e também tem campos próprios para o IPI devolvido. Siga a orientação do seu contador para o seu caso.

7. Por fim, preencha a modalidade do frete

No painel de transporte, informe a modalidade de frete e, se houver, a transportadora e os volumes.

Antes de transmitir, revise o painel de Validações: ele lista o que ainda precisa ser corrigido. "Pronta para enviar" não é o mesmo que "autorizada"; acompanhe o retorno da Sefaz na lista de notas. Depois de autorizada, a nota fica com DANFE, XML e envio por e-mail disponíveis. O manual Notas fiscais detalha cada painel do formulário, e o artigo como emitir notas fiscais eletrônicas explica os requisitos para emitir.

Conferir tudo antes de enviar evita ter de corrigir a nota depois. Em caso de dúvida sobre CFOP ou tributos, fale com o seu contador antes de transmitir.