A loja vende dez frascos por mês e tem trinta no estoque. Parece suficiente para três meses. Mas doze frascos pertencem a um lote que precisa sair antes dos demais. Comprar mais sem olhar as datas pode aumentar o estoque e deixar o problema antigo no fundo da prateleira, onde ninguém o vê até a hora de descartar.
Marque no cadastro os produtos controlados por lote, registre lote, fabricação e vencimento no recebimento da compra e consulte Relatórios → Relatorio de Lotes e Vencimento. Leia produto, lote, quantidade e dias para vencer de cada linha e compare com as embalagens antes de decidir reposição, exposição ou separação. O relatório localiza o que precisa de atenção; a conferência física decide o que fazer.
DA LEITURA PARA A SUA OPERAÇÃO
Conferir lotes na minha operação
Traga um produto recebido em dois lotes. Na demonstração, confira o cadastro, o saldo e a consulta de vencimentos da GranMoney.
Você será direcionado ao formulário de demonstração da GranMoney.
Produto, lote e validade são três informações
Produto é o item comercial: uma marca, linha, volume e variação. Lote identifica um grupo informado pelo fabricante. Validade é a data indicada na embalagem. Um produto pode ter vários lotes em estoque, e diferentes lotes podem ter a mesma data de validade. Também pode acontecer o contrário: duas caixas do mesmo pedido com lotes e prazos diferentes.
O código de barras não deve ser usado como prova de que lote e validade foram registrados. Ele identifica o produto, não o grupo de fabricação. Confira a embalagem e o documento do fornecedor. Se uma informação estiver ilegível ou faltar, separe a mercadoria para conferência em vez de inventar uma data.
Na GranMoney, a opção Este produto possui controle de estoque por lote? nos Dados gerais do produto indica quais itens são acompanhados lote a lote. A movimentação do produto agrupa os registros por lote, fabricação e vencimento, e o relatório de lotes e vencimentos ajuda a consultar quantidade e datas. A organização física da loja deve acompanhar esses registros, senão o sistema descreve uma prateleira que não existe.
Nem todo cosmético precisa de controle por lote
O controle por lote dá mais trabalho no recebimento e na conferência. Vale começar pelos itens em que a validade realmente decide a venda: dermocosméticos, protetores solares, produtos de tratamento capilar, itens de giro lento e linhas profissionais compradas em volume. Um esmalte que gira toda semana pode ser acompanhado pela validade do cadastro e pela contagem, sem desdobrar cada caixa em lotes. Defina o critério com a equipe e aplique-o de forma consistente; um produto meio controlado, com lotes registrados em uma compra e não na seguinte, gera uma consulta que ninguém consegue interpretar.
O recebimento é o momento de evitar uma mistura difícil de corrigir
- Confira o produto exato, inclusive volume, cor ou fragrância.
- Compare a quantidade recebida com o documento da compra.
- Leia lote e validade da embalagem; registre cada combinação separadamente.
- Identifique a localização das unidades antes de misturá-las à exposição.
- Confira o saldo do produto e os saldos por lote após concluir a entrada.
Se uma caixa contém lotes diferentes, trate-os separadamente. Não atribua a validade do primeiro frasco a toda a compra. Quando houver retorno de mercadoria, preserve a identificação para saber de qual lote aquelas unidades vieram.
Onde isso acontece na GranMoney
Em Estoque → Compras, o painel de produtos recebidos localiza o item pelo código de barras ou pela busca e leva para a grade valor, quantidade e total. Para produto controlado por lote, a mesma grade pede a conferência de lote, fabricação e vencimento antes de salvar. O passo a passo de produtos recebidos em Compras mostra os campos.
Um exemplo de recebimento: o fornecedor entrega 24 unidades de um protetor solar, 10 de um lote com validade em março e 14 de outro com validade em setembro do ano seguinte. Na grade, são duas linhas, cada uma com seu lote e sua data. Se a equipe lança 24 unidades com a data de setembro, o relatório deixa de mostrar justamente as 10 que pedem atenção primeiro.
Quando a mercadoria entra fora de uma compra, por exemplo uma reposição vinda de outra loja ou uma correção de contagem, o Ajuste interno também trabalha com lote: a entrada exige número de lote e vencimento, e a saída usa lotes que já existem. Se uma unidade foi registrada no lote errado, existe a transferência de lote, que informa o lote de saída e o lote de entrada, sem mexer no total do produto.
Teste a entrada com o fornecedor do sistema. Você deve conseguir localizar depois a compra e as informações do lote. Automatizar parte do recebimento, como importar o XML da nota, não dispensa conferir dados que não vieram no documento ou estão diferentes da embalagem.
Como consultar cosméticos por vencimento na GranMoney
Abra Relatórios → Relatorio de Lotes e Vencimento. Escolha data inicial e final e, quando necessário, restrinja produto, nome, categoria, fornecedor ou marca. Confira também o tipo de vencimento (todos, apenas lotes ou apenas produtos sem lote) e a ordenação, que pode ser por data de vencimento, por nome do produto ou por quantidade. Esses filtros ajudam a transformar uma lista geral em uma tarefa concreta, como revisar apenas uma linha de cosméticos ou apenas os produtos de um fornecedor que aceita troca.
- Defina o intervalo de validade que deseja conferir.
- Pesquise a linha ou produto no campo de nome.
- Execute a busca e leia Produto, Lote, Quantidade, Data de vencimento e Dias para vencer.
- Compare cada linha com a embalagem e a quantidade física correspondente.
- Use a listagem para impressão, em PDF ou Excel, quando precisar levar a conferência ao depósito.
Dois detalhes de leitura evitam conclusões erradas. Primeiro, as datas do calendário filtram o vencimento do produto ou do lote, não a data da compra ou da venda. Segundo, a coluna Quantidade mostra o saldo atual daquele lote ou produto, e o total do rodapé soma unidades que podem ser diferentes entre si. A tela destaca em vermelho o que já venceu e em laranja o que vence hoje ou nos próximos sete dias. A consulta não baixa estoque nem descarta nada: ela só mostra.
Ampliar imagem ↗Um traço em Lote merece uma leitura diferente
Na conta de demonstração, a consulta mostra um condicionador com 136 e um shampoo com 115, ambos com validade em 08/01/2025. A coluna Lote apresenta um traço. Portanto, essa imagem demonstra a consulta de validade dos produtos, sem comprovar a separação daqueles saldos entre lotes numerados. O traço indica produto sem referência de lote: a data vem da validade do cadastro, não de uma entrada loteada.
Para acompanhar vários lotes do mesmo cosmético, confira a opção de controle por lote em Dados gerais do produto e o registro de lote e datas no recebimento. A aba Estoque também apresenta a validade do cadastro. Escolha o fluxo que representa sua mercadoria: uma data única para um item e várias entradas por lote exigem conferências diferentes.
Nas linhas com lote identificado, leia quantidade e vencimento daquela linha, sem somar tudo antes de decidir qual embalagem deve ser conferida. Se o total está correto mas a distribuição parece errada, consulte a Movimentação e os lotes do produto e reconstrua as entradas e saídas. Compare sempre o saldo total do produto com a soma dos saldos por lote: quando os dois não batem, algum movimento foi registrado fora do lote.
Uma rotina prática é separar a revisão em vencidos, próximos do vencimento e demais datas, usando os controles disponíveis. Cada revisão deve terminar com uma ação física: separar mercadoria, conferir identificação, rever reposição ou conversar com o fornecedor. O relatório localiza os registros; a conferência da embalagem determina o que há na prateleira.
Um exemplo: o mesmo creme, dois lotes e uma decisão de compra
Considere um exemplo didático, não dados de uma loja cliente. O creme custa R$ 25 por unidade para a loja. Há doze unidades com validade em dois meses e dezoito com validade em oito meses. O giro recente foi de dez unidades por mês.
| Lote | Quantidade | Prazo restante | Valor ao custo |
|---|---|---|---|
| A | 12 | 2 meses | R$ 300 |
| B | 18 | 8 meses | R$ 450 |
| Total | 30 | Depende do lote | R$ 750 |
O total de trinta unidades não mostra a urgência do lote A. Se as vendas continuassem no mesmo ritmo e a equipe priorizasse esse lote, as doze unidades levariam pouco mais de um mês para sair, dentro do prazo. Se a equipe continuasse vendendo do lote B porque os frascos novos ficaram na frente, ao fim de dois meses as doze unidades do lote A ainda estariam no depósito, R$ 300 ao custo parados no fundo da prateleira. Isso não é uma previsão: campanhas, preferência do cliente e mudança de demanda alteram o resultado.
Antes de aproveitar um desconto do fornecedor, confira o saldo, a validade e o dinheiro necessário para a nova compra. Comprar vinte unidades adicionais aumenta a quantidade total para cinquenta, o equivalente a cinco meses de venda no ritmo atual; não faz o lote A girar mais rápido. O relatório serve para orientar essa decisão, não para substituir a avaliação comercial.
Primeiro que vence, primeiro que sai: organize também a prateleira
A ideia de priorizar o lote que vence antes exige que a equipe o reconheça. Coloque as unidades de prazo mais curto em posição acessível e mantenha identificação no depósito. Se todos os frascos são misturados, o atendente pode continuar vendendo o lote mais novo, e o sistema não tem como corrigir uma escolha feita na gôndola.
Algumas práticas simples ajudam: etiqueta colorida discreta nas caixas do depósito por mês de validade, reposição da exposição sempre por trás (o que chega vai para o fundo) e uma conferência rápida da frente da gôndola na abertura da loja. Nada disso depende de sistema, mas tudo isso torna o relatório verdadeiro.
Verifique como o sistema registra a saída do lote efetivamente entregue. Consultar vencimentos não significa que a seleção é sempre automática. Demonstre uma venda e confira a movimentação para conhecer o procedimento da sua configuração. Na consulta de Vendas da gestão web há um filtro por produto e lote, que ajuda a localizar em quais vendas um lote específico saiu, por exemplo se um fornecedor pedir o recolhimento de um lote.
Essa prioridade não muda a validade do produto. Separe os vencidos da mercadoria vendável e confirme o procedimento de devolução ou descarte com o fornecedor e as orientações aplicáveis. Não troque rótulos nem faça uma promoção para contornar um prazo vencido.
Uma reunião curta de estoque que termina com decisões
Escolha um dia para revisar os lotes que vencem nos próximos intervalos de interesse da loja. O horizonte depende do prazo de compra e do giro: um item vendido diariamente pede um olhar diferente de outro que sai uma vez por mês. Uma divisão útil para começar é olhar os próximos 30, 60 e 90 dias, ajustando depois à realidade da loja.
Para cada lote, defina uma ação e um responsável. Pode ser conferir o saldo físico, reorganizar a exposição, adiar reposição ou conversar com o fornecedor. Promoção é uma opção comercial que precisa preservar margem, prazo e informação correta ao cliente: um desconto de 20% num item com margem de 40% consome metade da diferença que sobrava.
- Produto e variação conferidos?
- Lote, data e quantidade correspondem à embalagem?
- Há unidades separadas como provador, avaria ou devolução?
- O giro observado permite manter a compra planejada?
- Quem executará a ação e quando verificará o resultado?
Uma lista que nunca vira ação mantém o risco na mesma prateleira. Na revisão seguinte, volte aos lotes tratados e veja o que saiu, o que permaneceu e se houve divergência. Assim você ajusta compras com base na operação, não apenas na oferta do vendedor.
Para o dono que quer um primeiro olhar sem abrir relatório, a Visão Geral da gestão web tem o painel Lotes e vencimentos, que mostra a consulta por janela de dias. Ele serve de alerta; o detalhe para agir continua no relatório e na embalagem.
Ampliar imagem ↗Como investigar quando o saldo por lote não bate
Comece pelo produto exato e pelo local contado. Depois consulte entradas, saídas e devoluções. Uma venda registrada no lote errado pode deixar o total do produto correto e os saldos individuais incorretos. Uma avaria não registrada pode distorcer os dois.
Um exemplo: a contagem encontra 7 unidades do lote A e 11 do lote B, total 18. O sistema mostra 4 no lote A e 14 no lote B, também total 18. O total bate, mas três unidades do lote A saíram registradas como lote B. A correção, nesse caso, é a transferência de lote no Ajuste interno, e não uma entrada de 3 e uma saída de 3 sem motivo, que esconderia o que aconteceu.
Guarde a referência dos documentos usados na conferência e identifique o motivo de eventual correção. Não redistribua quantidades entre lotes sem confirmar as embalagens. Se não conseguir reconstruir a origem, peça apoio ao suporte antes de alterar o histórico.
Atenção ao inventário geral: o Balanço de estoque da GranMoney trabalha com produtos de estoque próprio e recusa os controlados por lote, indicando o motivo. Para eles, a correção passa pelo Ajuste interno, onde o lote é informado. Planeje a contagem sabendo disso, para não descobrir no fim do dia que metade da prateleira precisa de outro caminho.
Armadilhas que fazem a consulta de validade perder a confiança
- Uma data para a compra inteira. É o atalho mais comum no recebimento e o que mais engana depois.
- Devolução de cliente sem lote. A unidade volta ao estoque, mas ninguém sabe a qual grupo pertence.
- Provador tirado da prateleira e não registrado. O lote mostra uma quantidade que não existe para venda.
- Relatório olhado, nenhuma ação combinada. A mesma linha aparece em vermelho semana após semana.
- Comprar pela quantidade total. O saldo parece alto, mas metade dele precisa sair antes do que o giro permite.
O teste que vale pedir na demonstração
Leve um produto com dois lotes, registre as entradas e peça para mostrar a consulta por intervalo de vencimento. Depois, venda uma unidade, consulte a movimentação e confira qual lote foi afetado. Repita com uma devolução ou ajuste no fluxo apropriado e com uma transferência de lote para corrigir um registro.
| Etapa | O que fazer | O que conferir |
|---|---|---|
| Recebimento | Compra com 10 unidades de um lote e 10 de outro | Duas linhas, cada uma com lote, fabricação e vencimento |
| Consulta | Relatório de lotes com um intervalo que pegue só o primeiro lote | Quantidade, dias para vencer e destaque de cor |
| Venda | Uma unidade no caixa | Qual lote foi baixado na movimentação |
| Correção | Transferência de uma unidade entre lotes | Saldo por lote muda, total do produto não |
| Contagem | Tentar incluir o produto no balanço | O caminho indicado para produtos com lote |
A GranMoney oferece cadastro de produto loteado, entrada de lote na compra e no Ajuste interno, movimentação por lote e relatório de vencimentos. Plano, acesso e configuração devem ser confirmados na reunião. Esse percurso ajuda a conhecer o recurso sem atribuir a ele decisões que dependem da sua equipe. Para ver como lotes se encaixam no restante da rotina da loja, de cadastro a caixa, leia o guia de sistema para loja de cosméticos e o material sobre controle de estoque para micro empresas.
Dúvidas frequentes sobre validade no estoque
Posso descobrir a data de validade apenas pelo lote?
Não interprete o código por conta própria. Consulte a embalagem ou confirme com o fabricante ou fornecedor. Lote e validade são campos diferentes.
Preciso cadastrar cada lote como um produto novo?
Não. O mesmo produto pode ter quantidades distribuídas por lote. Duplicar o cadastro sem necessidade fragmenta compras e vendas, dificulta a consulta e confunde o caixa na hora de escolher o item.
O relatório garante que não haverá perdas?
Não. Ele ajuda a localizar o que requer atenção. Recebimento correto, conferência física, exposição e decisões de compra continuam fazendo parte da rotina.
E os produtos que não têm controle por lote?
Eles podem aparecer no relatório pela validade do cadastro, com um traço na coluna Lote. Para esses itens, a consulta considera uma janela de até 365 dias. Use o tipo de vencimento “Apenas lotes” quando quiser olhar só o que foi recebido lote a lote.
DA LEITURA PARA A SUA OPERAÇÃO
Conferir lotes na minha operação
Traga um produto recebido em dois lotes. Na demonstração, confira o cadastro, o saldo e a consulta de vencimentos da GranMoney.
Você será direcionado ao formulário de demonstração da GranMoney.
Guia preparado com apoio de IA a partir das funcionalidades documentadas da GranMoney. Os exemplos são didáticos e não representam resultados de clientes. Confira os recursos aplicáveis ao seu plano e à sua configuração na demonstração.